Excel gebruiken als een baas [praktische tips voor SEA specialisten]

Als SEA-specialist gebruik je Excel regelmatig, bijvoorbeeld voor het bouwen van een campagne of het analyseren van data. Toch is de kans groot dat je nog (veel) meer uit Excel zou kunnen halen dan je nu doet, doordat je simpelweg nog niet alles van Excel weet om het programma slim (genoeg) te gebruiken. Er zijn namelijk een hoop handigheidjes in het programma waar je gebruik van kunt maken! 

Het is niet te doen om een complete Excel handleiding met alle functies, formules en mogelijkheden van Excel uit te schrijven: dan ontstaat er een ellenlang artikel. Daarom heb ik hieronder die tips uitgelicht waar jij als SEA-specialist direct mee aan de slag kunt en die jou gaan helpen om je tijd en analyses efficiënter in te delen. Succes!

Let op: dit artikel veronderstelt een redelijke basiskennis van het opzetten en beheren van SEA campagnes.

Snelkoppelingen gebruiken

Om te beginnen bevat Excel veel handige snelkoppelingen die je een hoop tijd kunnen besparen. Dit zijn de snelkoppelingen die ik zelf het vaakst gebruik: 

  • CTRL + PageUp of PageDown = activeer het volgende werkblad 
  • CTRL + Pijltjes toetsen = spring door naar laatste of eerste ingevulde cel met gegevens 
  • CTRL + F = zoeken 
  • CTRL + H = zoeken en vervangen 
  • CTRL + A = alles selecteren in je tabel 
  • Shift + Pijltjes toetsen = selecteren van meerdere cellen 
  • Shift + Spatie = rij selecteren 
  • CTRL + Spatie = kolom selecteren 
  • CTRL + Shift + Pijltjes toetsen = selecteren van meerdere reeksen cellen 

Je kunt nog veel meer Excel snelkoppelingen vinden via Google of het helpcentrum van Excel. 

Zoekwoorden omzetten naar het juiste zoekwoordtype 

Uiteraard kan je in de Google Ads Editor heel makkelijk brede zoekwoorden omzetten naar de broad modified (+broad +modified). Je kunt dit eventueel ook al in je bouwdocument doen met de SUBSTITUEREN-functie: 

Je zet in de 1e kolom je zoekwoorden neer. In de kolom daarnaast gebruik je het bovenstaande formulier en je zoekwoorden worden omgezet naar een broad modified variant. 

Overigens kan je dit natuurlijk ook gebruiken om zoekwoorden om te zetten naar een exacte variant. Hiervoor heb je niet speciaal de SUBSTITUEREN-functie nodig: 

En ook voor de zinsdeel variant heb je geen SUBSTITUEREN-functie nodig: 

Gegevens importeren uit andere data 

Wist je al dat je data vanuit bijvoorbeeld een kladblok of zelfs vanuit een website kunt inladen in Excel? 

Stel dat je in Kladblok een stuk tekst hebt staan dat je graag in Excel zou willen zetten. Dan open je in Excel, onder het kopje Gegevens, de mogelijkheid om ‘Gegevens op te halen’: 

Je ziet dat je niet alleen uit een bestand gegevens kan ophalen maar ook uit een database of zelfs vanuit een website. Handig om data van een website af te halen en die vervolgens in Excel te kunnen bewerken, zonder dat je uren kwijt bent om alles over te nemen.

Celkleur aanpassen aan de hand van de inhoud 

Wanneer je een campagne analyseert is het prettig als positieve stijgingen bijvoorbeeld automatisch groen worden en negatieve dalingen rood. Hetzelfde kan gezegd worden van een campagne die je aan het bouwen bent in Excel: als een cel over de karakterlimiet heen gaat wordt die rood. Blijft hij daar netjes binnen, dan wordt hij groen.  

Je vindt deze optie onder het tabblad ‘Start’ en dan bij ‘Voorwaardelijke opmaak’. Vervolgens kijk je bij de ‘Markeringsregels.’  

Overigens kan je de lengte van de tekst in een cel gemakkelijk weergeven door de Lengte formule te gebruiken: 

Blokkeren van de juiste rijen en kolommen 

Het is vaak erg handig om de bovenste rij en de linker kolom (de rij en kolom met je titels) te blokkeren zodat die altijd in beeld zijn wanneer je aan het scrollen bent. Dit is in Excel zo geregeld: 

  • Selecteer de cel ONDER of NAAST de gegevens die je wilt vastzetten. 
  • Klik in het menu op het tabblad ‘Beeld’ en je hebt daar de opties om op ‘Blokkeren’ te klikken: 
  • Klik dan op ‘Titels blokkeren’. Alle cellen links en boven de eerder geselecteerde cellen blijven vervolgens staan. 

Data altijd als tabel verwerken om er een draaitabel van te kunnen maken 

Wat heel belangrijk is, is dat je data altijd als een tabel verwerkt. Hierdoor is het toevoegen van rijen en kolommen veel gemakkelijker. Ook “snapt” Excel op die manier beter wat je bedoelt.

Bijvoorbeeld wanneer je de data in de tabel gaat filteren. Als de data niet is opgemaakt als een tabel, zie je verkeerde aantallen bij de totale ‘SOM’. Gebruik je wel een tabel, dan pakt Excel automatisch de functie ‘SUBTOTAL’ waardoor alleen de som van je gefilterde data in beeld komt. 

Een tabel maken doe je als volgt: ga ergens in je gegevensverzameling staan en klik (onder het tabblad ‘Start’) op ‘Opmaken als tabel’: 

Zeker wanneer je bepaalde campagnedata bekijkt is het handig als de data als tabel is opgemaakt. Je kunt dan de tabel omzetten naar een draaitabel. Daarmee is het nog makkelijker om de data te analyseren en conclusies te trekken. Zoals er vanuit Microsoft wordt gezegd: ‘Een draaitabel is een krachtig hulpmiddel om gegevens te berekenen, samen te vatten en te analyseren om vergelijkingen, patronen en trends in uw gegevens te zien. ‘ 

Om een draaitabel te maken ga je in een cel van je tabel staan. Vervolgens klik je in het tabblad ‘Invoegen’ op ‘Draaitabel’ om zo een draaitabel te maken. Mijn voorkeur is om die altijd op een apart werkblad te zetten. Vooral voor het overzicht kan dat prettig zijn.  

Stel dat we met deze tabel te maken hebben en daar wil ik een draaitabel van maken: 

Na het maken van een draaitabel zien we dit: 

Daar kun je in principe nog niet veel mee. We kunnen nu wel velden slepen naar de vakken rechtsbeneden om eerste analyses te maken. Stel dat we snel overzichtelijk willen hebben wat de CPA per campagnes is, dan stellen we dat als volgt in aan de rechterkant van je scherm: 

Let wel op dat je bij ‘Som van CPA’ op het pijltje rechts klikt om de instellingen van het ‘Waarden’ veld op ‘Gemiddelde’ te zetten. De uitkomst is dan: 

Je kunt uiteraard schuiven met hoe je bepaalde data in beeld wilt krijgen en welke data je überhaupt wilt zien.  

Taken automatiseren met macro’s 

Bepaalde taken doorloop je veelvuldig in Excel. Die taken kun je automatiseren met behulp van macro’s. Het is in feite een handeling die uit meerdere, door jou bepaalde, stappen bestaat. Door deze stappen als macro op te nemen kun jij die allemaal met 1 druk op de knop laten uitvoeren.  

Om een macro in te stellen moet je wel bepaalde aanpassingen doen in je Excel file. Zo moet je het bestand opslaan als een werkmap met ingeschakelde macro’s. Vervolgens moet je ook via ‘Bestand’ > ‘Opties’ het lint aanpassen (de menubalk in Excel). Je activeert de ‘Developer opties’ zodat je macro’s kunt opnemen en bewerken: 

Vervolgens komt het tabblad ‘Ontwikkelaars’ tevoorschijn in je hoofdmenu: 

Om nu met een Macro aan de slag te gaan, ga je naar het tabblad ‘Beeld’. Achteraan komt daar dan de optie voor macro’s in beeld: 

Je kunt ervoor kiezen om een macro op te nemen. Op dat punt ga je de stappen doorlopen die je wilt nemen, bijvoorbeeld gegevens naar kolommen verplaatsen. Het is belangrijk dat je nu geen fouten maakt, want anders komt die fout ook in de macro terecht en klopt het proces niet.

Als je klaar bent met de stappen, stop je de macro. Dit doe je op dezelfde plek waar je de macro bent gestart: 

De volgende keer dat je deze specifieke reeks handeling moet uitvoeren, kun je dit voortaan door de macro laten uitvoeren.

Dat doe je door onder ‘Macro’s’ te kiezen voor ‘Macro’s weergeven’, zoals weergegeven in de bovenstaande afbeelding. Vervolgens kies je de juiste macro en laat je jouw Excel bestand deze uitvoeren. 

Gebruik de SOM.ALS (SUMIF) functie 

Als je heel veel data in Excel hebt staan, is de SOM.ALS functie heel handig om snel iets op te zoeken. Stel dat je onderstaande data hebt: 

Alleen, in plaats van 6 rijen heb jij misschien te maken met 80.000. Je kunt je wel voorstellen dat het dan lastig is om het overzicht te behouden. Stel dat je een antwoord zoekt op de vraag “Hoeveel omzet is er uit de ‘Voetbal’ campagne gekomen?” De SOM.ALS functie (in het Engels de SUMIF-functie) biedt hier uitkomst: 

Met 1 formule geef je aan wat de range is (Kolom A in dit geval), wat de voorwaarde is waar je op zoekt (“Voetbal” in dit geval) en welke waardes er nagekeken moeten worden (Kolom B in dit geval). 

Foutmeldingen in Excel begrijpen 

Het handige van Excel is dat je met meerdere formules kunt werken, maar daarbij gaat ook wel eens iets mis. Regelmatig zie je een foutmelding als #VERW! of #NAAM?. Wat houden die foutmeldingen in? 

  • ##### = je kolom is niet breed genoeg om alle inhoud van de cel te laten zien. 
  • #VERW! = een verwijzing van een cel is ongeldig. Vaak omdat er een cel in de formule niet meer werkt 
  • #NAAM? = een functienaam is foutief gespeld. 
  • #WAARDE! = er zijn verkeerde gegevens ingegeven 
  • #DEEL/0 = ook in Excel kan je niet delen door nul 

Een alternatief voor Excel: Google Spreadsheets 

De tegenhanger van Microsoft Excel is Google Spreadsheets. Google heeft speciale koppelingen gemaakt tussen bijvoorbeeld Google Ads en Google Spreadsheets waarmee je gemakkelijk rapporten uit Google Ads kunt halen. Hiervoor gebruikt Google een add-on. Met de add-on voor Google Spreadsheets kunt je onder andere: 

  • Snel en eenvoudig Google Ads rapporten maken  
  • Data analyseren door filters toe te passen 
  • Rapporten omzetten naar draaitabellen 

Ook Google Spreadsheets is dus zeker iets waar je als SEA-specialist je voordeel uit kunt halen. 

Dit is nog lang niet alles! 

Er is echt nog veel meer mogelijk in Excel. Ook grafieken en dergelijken kun je mooi inzichtelijk maken in Excel. Persoonlijk gebruik ik voor dat soort visualisaties liever Google Data Studio. Ook de oplossingen van een partij zoals Supermetrics zijn hierin ontzettend handig. 

Veel succes! 

Written by

Lars Maat Follow

Sinds 2011 ben ik werkzaam in de online marketing, vooral met online advertising (Google, Bing, Facebook, Instagram en LinkedIn). Met Maatwerk Online helpen we bedrijven met het behalen van meer klanten uit het internet. Dit doen we sinds 2013 vanuit ons kantoor in hartje Rotterdam.

Comments

Je bent momenteel offline